Fallstudie · Brennholzhandel Ostfriesland

Landförster: vom Quittungsblock zum digitalen Betrieb

Bar auf Papier kassiert, ohne eigene Onlinepräsenz. Heute laufen gesetzeskonforme Kasse, Buchhaltung mit automatischem Bankabgleich, Tourenplanung und Lieferscheine in einem System, seit Mai 2026 ununterbrochen im Echtbetrieb.

SystemEin System für allesKasse, Verkauf, Touren, Buchhaltung, Website

Produktiv seit01.05.2026rund fünf Monate ohne Ausfall

Kasse live01.05.2026erster gesetzeskonform signierter Bon

Nutzer7 im BetriebJeder Zugang doppelt gesichert

Livesystem, Stand 29.09.2026

Ergebnisse

Was es gebracht hat

Vier Ergebnisse: zwei nennt der Inhaber, zwei kann man im System nachzählen.

4-stellig

weniger Steuerberaterkosten im Jahr, ein hoher vierstelliger Betrag. Die Vorkontierung entfällt, Belege hängen am Buchungssatz, der Export läuft ohne Nacharbeit.

Anfragen in drei Wochen nach dem Website-Relaunch am 07.09.2026. Vorher: 4 Anfragen in 3 Monaten.

Terminüberschneidungen seit der Tourenkalender jede Doppelbelegung meldet. Auf Papier passierte das vorher immer wieder.

44 %

bargeldlos. Kartenzahlung am Hof und am LKW, von jedem Gerät. Vorher gar nicht möglich.

Und der Inhaber sieht seinen Betrieb. Kundenhistorie, offene Aufträge, Umsatz und Verbräuche stehen jederzeit im System, nicht erst Wochen später in der BWA. Lieferungen werden auf dem Tablet quittiert, die Unterschrift hängt am Beleg.

Ausgangslage

Ein Betrieb, der auf Papier lief

Verkauft wurde am Hof und auf Tour, kassiert wurde bar, quittiert auf dem Block. Abends wanderten die Zettel in die Buchhaltung, Zahlungen wurden von Hand abgeglichen, Lieferkosten bei jedem Auftrag einzeln ermittelt. Wer den Betrieb online suchte, fand ihn nicht.

Das trägt, solange die Mengen überschaubar bleiben. Mit steigender Nachfrage wird die Handarbeit zum Engpass — und mit E-Rechnungspflicht und der geplanten Registrierkassenpflicht zusätzlich zum Risiko. Erschwerend: Bei Brennholz gilt der ermäßigte Steuersatz nur unter Bedingungen, und Lieferungen ab LKW brauchen einen Nachweis, dass die Ware angekommen ist.

Lagerhalle mit aufgeschüttetem Brennholz und Anhänger

Zahlen aus dem Livesystem

Fünf Monate Echtbetrieb, nachgezählt

Stand 29.09.2026. Keine Schätzung, keine Hochrechnung — der Datenbestand des Produktivsystems.

1.592

Kunden und Lieferanten

rund 500

Verkaufsaufträge in fünf Monaten, 376 Lieferungen abgeschlossen

513

geplante Touren als Kalendertermine

44 %

der Kassenzahlungen bargeldlos — vorher gar nicht möglich

349

Bankbuchungen abgeglichen, Rechnungen per Texterkennung erfasst

Artikel in der Wissensdatenbank: jeder Ablauf steht zum Nachlesen, dazu 251 Dokumente

Umsetzung

Was gebaut wurde

Kein Baukasten von der Stange: ein System, das auf den Betrieb zugeschnitten ist, sicher betrieben, mit gesetzeskonformer Kasse. Drei Bereiche.

Betrieb und Sicherheit

Bei Landförster läuft das System auf Kundenwunsch auf einem eigenen Server in Deutschland.

Der Kunde bleibt Herr über sein SystemZugänge und Daten laufen auf den Namen des Betriebs. Export jederzeit, jeder Odoo-Partner könnte übernehmen.

Sicher betriebenVerschlüsselte Verbindungen, Zwei-Faktor für alle Nutzer, tägliche verschlüsselte Backups an zwei getrennten Orten, geschützt gegen Erpressungssoftware. Die erste Backup-Lösung erfüllte die Anforderung der Versicherung an unveränderbare Sicherungen nicht; wir haben sie ersetzt, statt sie zu beschönigen.
Seit Mai 2026

Nichts geht ungetestet liveJede Änderung läuft zuerst auf einem Testsystem mit anonymisierten Daten.

Kernsystem und Buchhaltung

Buchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lager, Kasse, Kontakte, Kalender, Mitarbeiter, Dokumente, Wissensdatenbank und Website — im Produktivbetrieb.

Buchhaltung nach deutschem StandardKontenrahmen (SKR03), Steuersätze und Belegkreise so eingerichtet, dass der Steuerberater ohne Nacharbeit übernimmt

BankanbindungKontoumsätze laufen automatisch ein und werden den offenen Rechnungen zugeordnet

Eingangsrechnungen per MailRechnungen an die Einkaufsadresse landen direkt in der Buchhaltung und werden automatisch ausgelesen

Zugänge abgesichertZwei-Faktor für alle Mitarbeitenden, alle Zugangsdaten im Passwortmanager, nichts im Code

Kasse — der anspruchsvollste Teil

Deutschland stellt hier gesetzliche Anforderungen. Jeder Bon signiert seit dem 01.05.2026, durchgehend im Echtbetrieb.

Gesetzeskonforme Kassejeder Bon wird mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung signiert, so wie das Finanzamt es verlangt (KassenSichV)

Kasse auf jedem GerätMehrbenutzerbetrieb: Kasse öffnen und Auftrag abrechnen von jedem Tablet oder Handy

Kartenzahlung ortsunabhängigDas Terminal lässt sich von jedem Gerät ansteuern — ohne Kopplung, auch unterwegs

Bargeldkasse mit ProtokollSitzungsverwaltung, Zählprotokoll, direkte Anbindung an die Finanzbuchhaltung

Zahlart KundenkontoStammkunden schreiben an, die Buchung läuft aufs Debitorenkonto statt in die Kassenlade

Rechnung per QR-CodeKunden rufen ihre Rechnung selbst ab — öffentlich erreichbar, ohne das Backend zu öffnen

Verkauf ab LKWWare liefern, dann abrechnen — der komplette Ablauf läuft unterwegs auf dem Tablet

Tour in unter zwei MinutenKundenlieferung im Kalender anlegen, Fahrer zuweisen, fertig

Und darüber hinaus

Arbeiten, die man nicht sieht

Sauberer Betrieb entsteht nicht durch Konfiguration allein. Drei Punkte, die im Alltag den Unterschied machen.

Website live

Zehn Seiten online, für Google auffindbar gemacht. Wer den Betrieb sucht, findet ihn jetzt — und fragt über das Formular direkt an. Seit dem Relaunch am 07.09.2026: 48 Anfragen in drei Wochen, vorher vier in drei Monaten.

Wissensdatenbank statt Rückfragen

38 Anleitungen in Alltagssprache direkt im System — wie kassiere ich, wie lege ich eine Tour an, was mache ich bei Kartenzahlung. Neue Mitarbeitende lesen nach, statt nachzufragen.

Kundendaten bleiben im Betrieb

Entwickelt und getestet wird ausschließlich mit anonymisierten Daten — echte Namen, Adressen und Umsätze verlassen das Produktivsystem nicht. Jeder Abzug wird vor der Freigabe vollständig geprüft, nicht stichprobenartig.

Custom-Entwicklung

Für Technikinteressierte: elf eigene Module

Jede Anpassung ist als eigenes Modul programmiert und dokumentiert — nicht im System zusammengeklickt. Der Unterschied zeigt sich beim Update: Anpassungen gehen nicht verloren, und man kann jederzeit nachvollziehen, was warum geändert wurde. Kartenterminal und Unterschriftenerfassung sind zugekaufte Module.

Modul	Nutzen für den Betrieb
Geschäftsbriefe nach DIN 5008	Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung im normgerechten Layout mit eigenem Fußbereich
Fahrerzuweisung und Tourenkalender	Fahrer wird beim Auftrag verpflichtend zugewiesen, ein Kalendertermin entsteht automatisch zum Wunschtermin — inklusive Konfliktprüfung gegen Doppelbelegung
Kalender zur Kasse per Klick	Der Fahrer öffnet den Termin und landet direkt im richtigen Auftrag in der Kasse — kein Suchen auf dem Tablet
Kassen-Bedienoberfläche	Durchgängig deutsch, deutsches Datumsformat, für Tablet-Bedienung umgebaut; Aufträge und Kundenauswahl direkt aus der Hauptleiste
Digitale Empfangsunterschrift	Der Kunde unterschreibt auf dem Tablet, die Unterschrift hängt am Beleg; bei Standardlieferung ist sie Pflicht
Automatische Rechnung bei Kundenkonto	Anschreiben lassen erzeugt die Rechnung ohne manuellen Zwischenschritt
Lieferschein für Speditionsware	Eigener Lieferschein mit Positionsliste, Fahrerhinweis und Unterschriftszone für den Empfänger
Sammelrechnung	Mehrere Aufträge einer Rechnungsadresse werden zu einer Rechnung zusammengefasst, gegliedert nach Lieferadressen — im Standard hätte jeder Lieferort eine eigene Rechnung erzeugt
Leistungsdatum auf Eingangsrechnungen	Pflichtangabe in Deutschland, die der Odoo-Standard nur bei Ausgangsrechnungen vorsieht — jetzt auch bei Eingangsrechnungen
Steuerberater-Export	Die Exportdatei ist so aufbereitet, dass der Steuerberater sie ohne Nacharbeit einlesen kann
Deutsche Adressschreibweise	Hausnummer hinter dem Straßennamen, wie in Deutschland üblich — die Adressvorschläge kommen richtig herum

Läuft Ihr Betrieb auch noch auf Papier?

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Alle Angaben aus dem Produktivsystem des Kunden, Stand 29.09.2026. Veröffentlichung mit Einverständnis von Landförster. Keine Rechts- oder Steuerberatung — die verantwortet Ihr Steuerberater.